Excel’den stüdyo yazılımına geçerken nelere dikkat etmeli?
Yıllardır tutulan randevu dosyalarını kayıpsız taşımanın yolu: sütunlar, çift kayıtları, tekrar aktarım ve ilk hafta kontrol listesi.
Altı yıllık bir randevu dosyası, bir stüdyonun en değerli verisidir: kim ne zaman, ne kadara, hangi paketle çekildi. Bu veriyi bir yazılıma taşırken en büyük korku “bir şeyler kaybolur” korkusudur. Kaybı önleyen birkaç alışkanlık var.
Önce dosyanın düzenine bak
Yıllar içinde sütun adları değişir: “FİYAT” “ÜCRET” olur, “KAPARO” “ÖN ÖDEME” olur. İyi bir aktarım sütunu konumuna göre değil başlığına göre eşler ve tanınmayan sütunu sana sorar. Bir kez eşlediğin düzen, aynı yapıdaki sonraki dosyalarda yeniden sorulmamalı.
Çiftleri doğru kaydet
- “Elif & Mert” tek hücrede iki kişidir; iki ayrı kişi olarak kaydedilmeli, her birinin kendi numarasıyla.
- Aynı telefonla gelen ama eşi değişen kayıtlar (ayrılıp başkasıyla evlenenler) ayrı çifttir; yine de aynı kişi olduğu kaybolmamalı.
- Kına, düğün ve söz tek pazarlıkla anlaşıldıysa ücret yalnızca bir satırdadır; diğer satırlar “ücretsiz” değil, toplu anlaşmaya dahildir.
Önce “ne eklenecek” diye bak
Gerçek aktarımdan önce kuru çalıştırma yap: kaç yeni müşteri, kaç çekim, kaç tahsilat oluşacak? Sayılar beklentinle uyuşmuyorsa dosyaya dön. Aynı dosyayı ikinci kez aktarmak kayıtları çoğaltmamalı; çoğaltıyorsa o aktarım güvenilir değildir.
İlk hafta kontrol listesi
- Rastgele on çekimi Excel ile karşılaştır: tarih, saat, ücret, ön ödeme.
- Geçmiş işler “tamamlandı”, gelecek işler “rezerve” görünmeli.
- Bu ayki çekimlerin iş akışı aşamaları oluşmuş olmalı.
- Telefonu olmayan kayıtlar kaybolmamalı; sonradan tamamlanabilmeli.
Müşteri, çekim, seçim ve finans: Fotoğraf Markam’ı dene.